Devengos y deducciones en la NIDD: guía técnica de campos XML para integradores de nómina electrónica Colombia
Guía técnica de los campos XML de devengos y deducciones en la NIDD (nómina electrónica DIAN): obligatorios, opcionales, reglas de validación y errores frecuentes.
Por Ing. Carlos Méndez | 2 de septiembre de 2026
Ing. Carlos Méndez es arquitecto de software con más de 10 años integrando sistemas fiscales en América Latina. Ha liderado implementaciones de facturación electrónica en Colombia, México y Centroamérica para ISVs de mediana y gran escala.
El equipo de desarrollo tiene el esquema XSD de la NIDD abierto. La sección de Devengados tiene más de 30 elementos posibles. ¿Cuáles son obligatorios? ¿Cuáles van a cero cuando no aplican y cuáles simplemente se omiten? ¿El AuxTransporte va siempre o solo si el salario está por debajo del tope? Las respuestas no están todas en el mismo lugar de la documentación DIAN, y los errores de rechazo por campos mal mapeados son los más frecuentes en la primera fase de integración.
Esta guía documenta los campos de devengos y deducciones de la NIDD con criterio práctico: cuáles son obligatorios, cuáles son condicionales, cómo mapear los conceptos de un sistema de nómina al esquema DIAN, y cuáles son los errores de validación más comunes en estos campos.
Estructura general de la NIDD: secciones principales
La NIDD (Nómina Individual Devengada y Deducida) es el documento principal de nómina electrónica en Colombia, definido por la Resolución DIAN 0013 de 2021. Su estructura XML tiene cinco secciones principales: InformacionGeneral, Empleador, Trabajador, Devengados y Deducciones. Las dos últimas secciones — Devengados y Deducciones — concentran la mayor complejidad de mapeo porque sus elementos varían según el tipo de trabajador, el período y los conceptos que apliquen. La DIAN valida que los totales declarados en DevengadosTotal y DeduccionesTotal coincidan exactamente con la suma de los elementos internos.
El error más común en esta sección no es un campo faltante sino una discrepancia entre la suma de los elementos y el total declarado. El sistema de nómina puede calcular los totales con redondeo diferente al que usa el acumulado de los campos individuales. Ese céntimo de diferencia es suficiente para el rechazo del documento.
Devengos: campos obligatorios y condicionales
La sección Devengados contiene todos los conceptos que suman a favor del trabajador. El único elemento obligatorio es Basico — todos los demás son condicionales: se incluyen solo si aplican en el período. Incluir un elemento con valor cero es diferente a omitirlo: algunos elementos aceptan valor cero (cuando aplican pero el monto es cero), otros deben omitirse si no hay valor.
Elemento Basico (obligatorio)
El elemento Basico tiene dos atributos: SuelDia (valor del día de trabajo) y TraDur (número de días trabajados). Ambos son obligatorios. SuelDia se calcula como el salario mensual dividido entre los días del período base (generalmente 30 para cálculo laboral). Si el período es quincenal, TraDur sería 15. El valor total del Basico es SuelDia × TraDur — no hay campo de total, la DIAN lo calcula implicitamente para la conciliación con DevengadosTotal.
<!-- Basico: obligatorio en toda NIDD -->
<Devengados>
<!-- Salario mensual COP 2.500.000 / 30 dias = 83.333 -->
<Basico SuelDia="83333" TraDur="30" />
<!-- Auxilio de transporte: solo si salario <= 2 SMMLV -->
<AuxTransporte AuxSalarial="162000" />
<!-- Horas extra diurnas (si aplican) -->
<HEDs Cantidad="8" Porcentaje="25" Pago="138888" />
<!-- Vacaciones disfrutadas (si aplican en el periodo) -->
<Vacaciones>
<VacacionesComunes Cantidad="15" Pago="1250000" />
</Vacaciones>
</Devengados>Auxilio de transporte: la regla del tope salarial
El AuxTransporte solo puede incluirse en la NIDD si el salario básico del trabajador no supera dos Salarios Mínimos Mensuales Legales Vigentes (SMMLV). Si el salario supera este tope, el elemento debe omitirse completamente — no incluirse con valor cero. Incluir el AuxTransporte para un trabajador con salario superior al tope genera rechazo por regla de negocio DIAN. Este es uno de los errores más frecuentes en sistemas que migran de nómina en papel a electrónica.
Horas extra: tipos y cálculo del pago
Las horas extra tienen cuatro tipos en el esquema NIDD: HEDs (diurnas, recargo 25%), HENs (nocturnas, recargo 75%), HRDs (dominicales/festivas diurnas, recargo 75%) y HRNs (dominicales/festivas nocturnas, recargo 150%). Cada tipo tiene tres atributos: Cantidad (horas), Porcentaje (recargo legal) y Pago (monto en pesos). El Pago debe coincidir con el cálculo Cantidad × (SuelDia/8) × (1 + Porcentaje/100). Las discrepancias de redondeo generan rechazo.
Prestaciones sociales en la NIDD: prima, cesantías y vacaciones
Las prestaciones sociales — prima de servicios, cesantías e intereses de cesantías — se incluyen en la NIDD del período en que se pagan, no en el período en que se causan. Si la empresa paga la prima semestral en junio, el elemento Prima se incluye únicamente en la NIDD de junio. Incluirla en todos los períodos como un acumulado proporcional es un error conceptual que la DIAN puede detectar en auditoría.
Las vacaciones tienen dos sub-elementos: VacacionesComunes (vacaciones disfrutadas) y VacacionesCompensadas (vacaciones en dinero sin desfrute). Ambas comparten la misma estructura de atributos (Cantidad y Pago) pero tienen tratamiento legal diferente. El sistema de nómina debe distinguir cuál aplica en cada caso antes de generar el XML.
Deducciones: campos obligatorios y opcionales
La sección Deducciones contiene todos los descuentos sobre el salario del trabajador. Los elementos de salud y pensión son prácticamente obligatorios para trabajadores dependientes (excepto pensionados o casos exonerados). Los demás — retención en la fuente, embargos, fondos voluntarios — son condicionales.
Salud y Pensión: porcentaje y valor calculado
Los elementos Salud y FondoPension tienen dos atributos: Porcentaje (el porcentaje del aporte del trabajador, generalmente 4% para cada uno) y Deduccion (el valor en pesos). El valor de Deduccion debe ser el resultado de aplicar el Porcentaje sobre el Ingreso Base de Cotización (IBC), no sobre el total devengado. Si el trabajador tiene salario integral, el IBC es el 70% del salario integral. La diferencia entre el total devengado y el IBC es la fuente más común de errores en esta sección.
<!-- Deducciones obligatorias para trabajador dependiente -->
<Deducciones>
<!-- Salud: 4% del IBC. IBC = DevengadoBase - ConceptosExcluidos -->
<Salud Porcentaje="4" Deduccion="100000" />
<!-- Pension: 4% del IBC -->
<FondoPension Porcentaje="4" Deduccion="100000" />
<!-- Fondo solidaridad (solo si salario >= 4 SMMLV) -->
<FondoSP Porcentaje="1" Deduccion="25000" />
<!-- Retencion en la fuente (si aplica) -->
<RetencionFuente Porcentaje="0" Valor="0" />
<!-- Embargo judicial (si existe orden) -->
<Embargo Valor="150000" />
</Deducciones>Retención en la fuente: cuándo incluirla y cuándo omitirla
El elemento RetencionFuente se incluye cuando el trabajador está sujeto a retención sobre ingresos laborales. Si la retención calculada es cero (porque el ingreso no supera la base mínima), el elemento puede incluirse con Valor="0" o puede omitirse — ambas formas son válidas. Si la retención es positiva, el elemento es obligatorio. No incluirlo cuando corresponde genera inconsistencias en los reportes de la DIAN para el empleador.
Errores de validación DIAN más comunes en Devengados y Deducciones
Los errores de esquema en Devengados y Deducciones representan la mayoría de los rechazos en las primeras semanas de integración. Estos son los más frecuentes por categoría:
Error crítico: DevengadosTotal no coincide con la suma de elementos. La DIAN recalcula los totales internamente. Si DevengadosTotal declarado difiere en cualquier unidad del total calculado, el documento es rechazado sin posibilidad de apelación. Implementar validación previa al envío que recalcule el total desde los elementos individuales.
AuxTransporte para trabajador con salario superior a 2 SMMLV: la DIAN verifica el salario básico declarado en el elemento Basico y rechaza el documento si el AuxTransporte está presente y el SuelDia × 30 supera el tope de 2 SMMLV del año vigente.
Valores decimales en atributos que esperan enteros: los campos de pago en pesos no aceptan decimales. Si el sistema de nómina calcula 83.333,33 por SuelDia, debe redondear a 83333 antes de escribir el XML. El tipo de dato del XSD es decimal pero la regla de negocio de la DIAN requiere enteros para montos en pesos.
Porcentajes incorrectos en horas extra: el atributo Porcentaje en los elementos de horas extra debe ser el porcentaje de recargo legal (25, 75, 150), no el factor multiplicador total. Escribir '1.25' en lugar de '25' genera rechazo de esquema.
Preguntas frecuentes sobre devengos y deducciones en la NIDD
¿Cuál es el campo mínimo obligatorio en la sección Devengados?
El único elemento obligatorio en Devengados es Basico, con los atributos SuelDia y TraDur. Todos los demás elementos (AuxTransporte, horas extra, vacaciones, prima, cesantías, comisiones, viáticos, etc.) son condicionales y se incluyen solo cuando aplican en el período. Si una NIDD no tiene ningún devengo adicional al salario básico, la sección Devengados contiene solo el elemento Basico.
¿Cómo puedo verificar si el IBC calculado en mi sistema es correcto para la NIDD?
El IBC (Ingreso Base de Cotización) para aportes a salud y pensión es el total devengado menos los conceptos excluidos por ley: viáticos accidentales, pagos no constitutivos de salario por acuerdo escrito (bonificaciones ocasionales, beneficios extrasalariales), y gastos de representación. Si el sistema de nómina calcula el IBC correctamente, el valor de Deduccion en Salud y FondoPension será consistente con los porcentajes declarados. La DIAN puede detectar inconsistencias entre el IBC implícito y los valores de deducción.
¿Qué diferencia hay entre viáticos constitutivos de salario y viáticos no constitutivos?
La NIDD tiene dos sub-elementos para viáticos: ViaticosMS (con factor salarial, van al IBC) y ViaticosAMS (sin factor salarial, no van al IBC). Los viáticos permanentes y habituales que sustituyen parte del salario son constitutivos. Los viáticos para cubrir gastos reales de desplazamiento (transporte, alojamiento, comidas) generalmente son no constitutivos. El mapeo incorrecto de viáticos afecta el IBC y por ende las deducciones calculadas.
¿Es posible enviar la NIDD sin incluir las deducciones de salud y pensión?
Técnicamente es posible omitir los elementos Salud y FondoPension si el trabajador está exonerado (por ejemplo, pensionados que no cotizan a pensión, o trabajadores con regimenes especiales). Pero para un trabajador dependiente común, omitir estas deducciones genera inconsistencias en el cruce de información que la DIAN realiza con los operadores de seguridad social. El documento puede ser aceptado técnicamente pero generar observaciones en la auditoría del empleador.
Sobre el autor
Ing. Carlos Méndez es arquitecto de software con más de 10 años integrando sistemas fiscales en América Latina. Ha liderado implementaciones de facturación electrónica en Colombia, México y Centroamérica para ISVs de mediana y gran escala.
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